QUẢN LÝ KHO NGÀNH VLXD: LÀM SAO TỐI ƯU VẬN HÀNH?

Ngành vật liệu xây dựng (VLXD) là một trong những ngành có quy mô kho bãi phức tạp nhất. Từ xi măng, thép, thạch cao đến gạch men – mỗi nhóm hàng lại có cách bảo quản và quản lý khác nhau. Việc quản lý kho không hiệu quả dễ gây thiệt hại lớn: mất hàng, hao hụt, tắc nghẽn dòng chảy vật tư.

Trong bối cảnh cạnh tranh cao và giá vật tư biến động liên tục, tối ưu quản lý kho VLXD không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc.

Đặc thù quản lý kho trong ngành VLXD

Trước khi bàn đến giải pháp, cần nhìn rõ những đặc trưng kho VLXD:

1. Hàng hóa cồng kềnh, đa dạng chủng loại

VLXD có khối lượng lớn, nhiều kích thước và trạng thái khác nhau (rời, đóng bao, đóng kiện). Một kho có thể chứa từ cát đá, xi măng, đến tấm thạch cao hoặc thép cuộn. Mỗi loại yêu cầu vị trí xếp dỡ riêng, thiết bị xử lý phù hợp.

2. Tính mùa vụ và nhu cầu biến động mạnh

Ngành xây dựng mang tính mùa vụ. Do đó, nhu cầu hàng hóa tại kho biến động mạnh theo thời gian. Điều này khiến việc dự báo tồn kho, nhập xuất trở nên khó khăn nếu không có hệ thống hỗ trợ.

3. Vị trí kho thường đặt xa trung tâm

Nhiều kho VLXD đặt gần mỏ khai thác hoặc vùng ngoại thành, cách xa hệ thống IT trung tâm. Điều này đòi hỏi phần mềm quản lý phải ổn định, hỗ trợ offline hoặc vận hành từ xa.

4. Yêu cầu kiểm soát hao hụt và thất thoát

VLXD như cát, đá, xi măng dễ hao hụt do thời tiết, vận chuyển hoặc bảo quản. Không kiểm soát sát sao, chênh lệch tồn kho thực tế và sổ sách có thể rất lớn.

5. Yêu cầu tốc độ xuất nhập cao

Thời gian giao hàng trong ngành xây dựng thường gấp rút. Nếu kho không vận hành nhịp nhàng, tiến độ công trình bị ảnh hưởng ngay lập tức.

Từ những đặc thù trên, có thể thấy: các phương pháp quản lý kho VLXD truyền thống sẽ không còn đủ đáp ứng.

Những sai lầm phổ biến trong quản lý kho VLXD

Nhiều doanh nghiệp VLXD, dù quy mô lớn, vẫn gặp các sai lầm nghiêm trọng:

• Không có sơ đồ kho rõ ràng.
• Xếp hàng tùy tiện, không theo nhóm chủng loại.
• Chưa số hóa quy trình nhập – xuất – kiểm kê.
• Nhân sự phải ghi nhớ vị trí hàng hóa.
• Kiểm kê thủ công, sai số lớn.

Hệ quả là lãng phí thời gian, chi phí đội lên, và không kiểm soát được tồn kho tối ưu.

Giải pháp quản lý kho tối ưu cho ngành VLXD

Dưới đây là những phương pháp và công nghệ có thể áp dụng ngay để cải thiện hiệu quả quản lý.

1. Chuẩn hóa sơ đồ kho và khu vực lưu trữ

Phân chia rõ ràng các khu vực: hàng rời, hàng đóng kiện, vật liệu dễ vỡ, vật liệu nặng. Sử dụng biển chỉ dẫn, mã khu vực để hỗ trợ thao tác nhanh chóng và chính xác.

2. Ứng dụng mã vạch hoặc QR code

Gắn mã vạch cho từng loại hàng, lô hàng, hoặc thậm chí từng pallet. Sử dụng máy quét để nhập và xuất kho, tránh nhập sai số lượng hoặc nhầm mã sản phẩm.

3. Tích hợp cân điện tử vào quy trình xuất – nhập

Đối với các mặt hàng như cát, đá, xi măng – việc tích hợp cân điện tử giúp kiểm soát chính xác khối lượng hàng hóa thực tế. Giảm thiểu thất thoát và tránh gian lận.

4. Áp dụng hệ thống WMS kho VLXD

WMS (Warehouse Management System) chuyên dụng cho ngành VLXD giúp tự động hóa toàn bộ quy trình:

• Quản lý tồn kho theo lô, ngày sản xuất, khu vực.
• Gợi ý vị trí xếp dỡ phù hợp.
• Tối ưu hóa tuyến đường lấy hàng (picking route).
• Theo dõi thời gian thao tác của từng nhân sự.

Đặc biệt, các hệ thống hiện đại còn hỗ trợ cảnh báo tồn kho vượt định mức, cảnh báo hao hụt bất thường.

5. Xây dựng quy trình chuẩn SOP (Standard Operating Procedure)

Mỗi bước từ nhập hàng, xếp kho, xuất kho, kiểm kê phải được chuẩn hóa bằng quy trình. Đào tạo nhân sự theo SOP giúp tăng tính ổn định và dễ dàng đánh giá hiệu suất.

6. Đo lường bằng KPI rõ ràng

Các chỉ số cần theo dõi định kỳ gồm:

• Tỷ lệ hàng hao hụt/thất thoát.
  
• Tỷ lệ chính xác tồn kho.
  
• Thời gian quay vòng kho.
  
• Thời gian thao tác xuất kho trung bình.
  

Phân tích KPI giúp phát hiện điểm nghẽn và tối ưu vận hành liên tục.

Vai trò của công nghệ trong quản trị kho VLXD

Công nghệ không chỉ giúp tăng tốc độ mà còn giảm thiểu sai sót từ con người. Khi hệ thống WMS kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, ERP, hoặc TMS, toàn bộ chuỗi cung ứng vận hành trơn tru, hạn chế chồng chéo.

Một số lợi ích cụ thể từ việc số hóa quản lý kho VLXD:

• Giảm thời gian nhập xuất kho.
• Giảm thất thoát vật tư.
• Tăng chính xác tồn kho.
• Giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm nhân sự.

Ngoài ra, một hệ thống WMS tốt còn có khả năng hỗ trợ phân tích xu hướng tiêu thụ vật tư theo mùa, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch dự trữ.

SWM – Giải pháp quản lý kho lý tưởng cho ngành VLXD

SWM (Smartlog Warehouse Management) là nền tảng Hệ thống quản lý kho tiên tiến, được Smartlog phát triển để đáp ứng nhu cầu vận hành đa dạng trong nhiều ngành công nghiệp.

Với hệ thống tính năng toàn diện và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, SWM phù hợp với cả mô hình kho đơn giản lẫn phức tạp. Nhờ đó, phần mềm trở thành lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp ngành VLXD – nơi yêu cầu kiểm soát chặt chẽ hàng hóa cồng kềnh, biến động lớn và vận hành nhiều điểm kho cùng lúc.

Lý do doanh nghiệp VLXD nên chọn SWM:

• Thiết kế linh hoạt, đáp ứng nhiều mô hình kho từ nhỏ đến siêu lớn.
• Hỗ trợ cả hàng rời, hàng đóng bao, hàng pallet.
• Giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng.
• Cho phép kết nối với cân điện tử, RFID, máy scan cầm tay.
• Theo dõi thời gian thao tác của nhân sự theo từng nhiệm vụ cụ thể.
• Báo cáo chi tiết, trực quan theo thời gian thực.

| Xem thêm SWM trong Quản lý kho vật tư

Quản lý kho là mắt xích quan trọng trong vận hành chuỗi cung ứng ngành vật liệu xây dựng. Sự cồng kềnh, đa dạng, và tốc độ luân chuyển cao đòi hỏi doanh nghiệp không thể quản lý thủ công như trước. Việc áp dụng công nghệ, đặc biệt là phần mềm WMS kho VLXD, sẽ giúp giảm sai sót, giảm thất thoát và tăng tính linh hoạt trong điều phối.

| Tham khảo Các loại hệ thống quản lý kho phổ biến

👉 Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp số hóa quản lý kho hiệu quả và phù hợp với đặc thù ngành VLXD, hãy để Smartlog tư vấn chi tiết và đề xuất giải pháp hữu hiệu, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu vận hành kho hàng. Để lại thông tin và nhận tư vấn 1:1 ngay hôm nay!

---