Tầm quan trọng của việc quản lý kho vật tư có quy trình là không thể bỏ qua trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu lợi thế khi thiết lập được quy trình quản lý kho vật tư và đâu là những giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả đó.

Tầm quan trọng của việc quản lý kho vật tư có quy trình

1. Tăng cường hiệu quả quản lý

Quy trình quản lý kho rõ ràng giúp tăng cường hiệu quả trong điều chỉnh, kiểm soát tồn kho. Quy trình rõ ràng giúp tránh được các tình trạng như thiếu hụt hàng hoặc hàng tồn kho quá mức. Đồng thời giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2. Giảm thiểu lãng phí và chi phí

Quản lý kho với quy trình có sự tổ chức và hệ thống giúp giảm thiểu lãng phí trong quá trình xử lý hàng hóa. Từ việc sắp xếp kho đến vận chuyển hàng hóa. Việc tối ưu hóa không gian lưu trữ và quá trình vận chuyển trong kho giúp giảm chi phí kho tổng thể. Từ đó góp phần tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp.

3. Đảm bảo sự liên tục trong chuỗi cung ứng

Quản lý kho với quy trình đồng nhất và rõ ràng giúp đảm bảo sự liên tục trong chuỗi cung ứng. Việc có quy trình quản lý kho tốt giúp định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng bước trong quá trình quản lý kho. Từ việc nhập hàng đến phân phối, giúp tránh được sự gián đoạn và thất thoát trong chuỗi cung ứng.

4. Nâng cao chất lượng dịch vụ

Quản lý kho với quy trình chuẩn mực giúp nâng cao chất lượng dịch vụ đối với khách hàng. Việc có hàng tồn kho luôn sẵn sàng và được quản lý một cách chặt chẽ giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Từ đó tạo ra sự hài lòng và tin cậy từ phía khách hàng.

5. Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý

Quản lý kho với quy trình rõ ràng cũng giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến việc bảo quản và xử lý hàng hóa. Việc áp dụng các quy trình và quy định đúng đắn giúp tránh được các vấn đề pháp lý và tiêu cực đối với doanh nghiệp.

Quản lý kho vật tư ở Việt Nam gặp khó khăn gì?

Khó kiểm soát nguồn hàng nhập và thông tin nhà cung cấp, khách hàng: Đối với nhiều doanh nghiệp, việc quản lý và cập nhật thông tin về nguồn hàng nhập và các thông tin liên quan đến nhà cung cấp và khách hàng có thể gặp nhiều khó khăn. Việc thiếu sự minh bạch và đồng nhất trong quản lý thông tin này có thể dẫn đến sự mất mát và hiệu suất kém trong quản lý kho.

Chênh lệch thông tin giữa các kênh quản lý: Một trong những vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp khi quản lý kho vật tư thường gặp phải là sự chênh lệch thông tin lưu kho với thông tin vận đơn. Việc cập nhật không kịp thời dẫn đến số lưu kho bị nâng ảo. Sự không khớp này có thể gây ra nhiều nhầm lẫn và tiềm ẩn nhiều rủi ro cho việc tiếp nhận đơn hàng mới, sẽ dư hoặc thiếu hàng.

Tốn nhiều thời gian soạn hàng: Quá trình soạn hàng, bao gồm việc tìm kiếm, lấy hàng và đóng gói, thường tốn nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt là trong môi trường kinh doanh nhanh chóng và đòi hỏi sự linh hoạt, việc không tối ưu hóa quy trình soạn hàng có thể ảnh hưởng đến sự linh hoạt và hiệu suất của doanh nghiệp.

Khó khăn trong việc làm báo cáo: Việc tổng hợp dữ liệu và tạo ra các báo cáo liên quan đến quản lý kho thường gặp phải nhiều khó khăn. Sự phức tạp của dữ liệu và quy trình thủ công có thể làm chậm quá trình làm báo cáo và dẫn đến sự không chính xác trong thông tin.

Thiếu sự tích hợp giữa các hệ thống: Thiếu tích hợp giữa các hệ thống quản lý kho và các hệ thống khác như hệ thống bán hàng, hệ thống kế toán, và hệ thống quản lý khách hàng có thể gây ra sự không đồng nhất trong dữ liệu và khó khăn trong việc đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận.

Thiếu khả năng dự báo và kế hoạch hóa kho vật tư: Đối với nhiều doanh nghiệp, việc dự báo và kế hoạch hóa cho nhu cầu hàng hóa trong tương lai vẫn còn là một vấn đề. Sự thiếu chính xác trong việc dự báo nhu cầu và lập kế hoạch vận hành kho có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá mức.

Rủi ro về mất mát và hư hỏng hàng hóa còn cao: Môi trường kho lưu trữ không luôn đảm bảo an toàn và bảo quản tốt cho hàng hóa. Sự thiếu hụt hệ thống an ninh và kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm có thể gây ra rủi ro mất mát và hư hỏng cho hàng hóa, đặc biệt là trong các ngành hàng nhạy cảm như thực phẩm và dược phẩm.

Khó khăn trong việc quản lý kho phân tán: Đối với các doanh nghiệp có nhiều điểm lưu trữ kho vật tư, việc quản lý và điều phối hàng hóa giữa các kho phân tán có thể gặp nhiều khó khăn. Sự không đồng nhất trong quy trình và hệ thống quản lý có thể dẫn đến sự rối loạn và mất mát trong quá trình vận hành.

Smartlog WMS – Giải pháp hoàn chỉnh cho việc tối ưu quy trình quản lý kho

1. Nhận hàng (Receiving): Hỗ trợ các chức năng như thông báo vận chuyển trước, ghi lại yêu cầu bồi thường thiệt hại, tạo số mã vạch cho pallet và nhãn thùng carton, xác định vị trí chuyển tiếp và số lượng lớn khi sản phẩm được nhận, và báo cáo tình trạng biên lai sự cố.

2. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance – QA): Lưu trữ tiêu chí kiểm tra mẫu, thông số kỹ thuật sản phẩm, hỗ trợ các chương trình tuân thủ của nhà cung cấp, báo cáo tình trạng biên lai sự cố, và lưu trữ dữ liệu vận tốc bán hàng.

3. Cất hàng (Put Away): Hỗ trợ việc xác định vị trí thùng/khe, loại lưu trữ, dung tích khối, và các đặc điểm cấu hình và khối lượng cần thiết.

4. Bổ sung tồn kho: Tự động bổ sung lưu trữ chọn chính hoặc chuyển tiếp từ số lượng lớn, loại bỏ chi phí đặt hàng trở lại kho và mất thời gian.

5. Smart Slotting: Hỗ trợ phân phối sản phẩm dựa trên các tiêu chí như tốc độ bán hàng, kích thước, trọng lượng, và danh mục.

6. Sản xuất / lắp ráp: Theo dõi sử dụng hàng tồn kho và bán hàng, quản lý việc chỉ định kho thành phần, và theo dõi lao động theo đơn đặt hàng công việc và sản phẩm được lắp ráp.

7. Chọn hàng (Picking): Mở rộng các tùy chọn chọn hàng, bao gồm hệ thống chọn giấy và không cần giấy, hướng dẫn RF, và nhiều lựa chọn khác.

8. Quản lý tồn kho: Theo dõi vị trí và việc sử dụng hàng tồn kho, kiểm soát kitting, sản xuất, và theo dõi thành phần và hàng hóa thành phẩm.

9. Theo dõi lao động: Theo dõi công việc được thực hiện, thời gian mất để hoàn thành công việc, và phân tích năng suất hàng giờ của bộ phận và cá nhân.

| Đọc chi tiết tính năng giải pháp Quản lý kho hàng Smartlog WMS

Doanh nghiệp bạn cần phương án tối ưu hiệu quả quản lý kho vật tư?

Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về hệ thống quản lý kho vật tư Smartlog WMS (SWM)!